Neden Fuara Katılmalısınız?

Neden Fuara Katılmalısınız?

Neden Fuara Katılmalısınız?

Neden Fuara Katılmalısınız?

Günümüzde fuarlar mevcut ekonomik duruma göre özel bir statü kazanmaktadır. Fuarlar “ayakta” kalan şirketler, piyasayı bırakanlar, serbest bırakılan nişler hakkında ve yeni gerçeklikler üzerinden kendi taktiklerinizi ve stratejlerinizi nasıl planlayacağınız konusunda net bir fikir verir.

İstatistikler verileri:

  • Bir fuarda buluşma sırasında anlaşma yapma maliyeti, fuara katılmamaktan ortalama %40 daha düşüktür.
  • Şirketlerin sorumlu temsilcilerinin %90’ı fuarlarını satın alım yaptıkları zaman en iyi bilgi kaynağı olarak adlandırdılar.
  • Ürünlerin fuarlarda tanıtımı diğer promosyon araçlarından 6 kat daha fazla satışlara etki etmektedir.
  • Fuarın görsel etkisi 14 haftaya kadar sürebilir.

Fuarda olmayan pazarda olmayan demektir: Pazarlama lehine fuarlar

İşinize ek olarak fuara katılım size şunları sağlayacaktır:

  • Kendinizi başarılı bir şirket olarak ilan etmek
  • Müşteri ve beklentileri hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak
  • Ürününüz hakkında ve şirketiniz hakkında tepkileri görmek
  • Gelecek için iletişim veri tabanı oluşturmak ve genişletmek
  • Piyasayı ve piyasadaki rekabeti incelemek, işletmenin pazarlama potansiyelini değerlendirmek
  • Yeniliklere ve yeni teknolojilere ayak uydurmak
  • Piyasadaki varlığınızı korumak
  • Mümkün acenteleri ve distribütörleri belirlemek
  • İttifakların oluşturulmasını sağlamak
  • Yeni çalışanlar aramak

Fuara katılım size şöyle fırsatları verecektir:

  • Yeni müşteri bulmak
  • Müşterilerin güvenini artırmak
  • Eski alıcılar / müşteriler ile iletişim bilgilerini güncellemek
  • Piyasaya yeni ürünleri veya hizmetleri sunmak
  • Satış süreçlerini hızlandırmak
  • Şirketinizin ve markanızın imajını oluşturmak
  • PR’leri güçlendirmek
  • Medyanın ilgisini çekmek

Fuar Nasıl Seçilir?

Fuarların seçimi şirketinizin tamamen pazarlama hedeflerine bağlıdır. Belirli bir fuara katılmanın mantıklı olduğunu belirlemek için fuarı aşağıdaki kriterlere göre değerlendirebilirsiniz:

  • Fuarın konusu
  • Fuarın formatı (b2b, b2c)
  • Fuarın organizatörünün deneyimi ve itibarı
  • Fuarın tarihleri
  • Fuarın yeri
  • Fuarın alanının altyapısı
  • Fuarın reklam kampanyası
  • Ziyaretçilerin nicel ve nitel bileşimi
  • Katılımcıların nicel ve nitel bileşimi
  • Fuarın alanı
  • Fuarın resmi desteği
  • Fuarın bilimsel ve iş programı
  • Fuarın istatistiksel göstergelerinin denetim sertifikasının bulunması
  • Fuar derneklerinin işaretlerinin varlığı (UFI, vb.)
  • Katılım maliyeti
  • Önceki fuarın denetim verileri

Ne olursa olsun fuarlar entegre pazarlama politikanızın ayrılmaz bir parçası olarak düşünülmelidir. Bütçeniz yalnızca bir profil fuarına katılmanıza izin veriyorsa yukarıdaki öneriler doğru seçimi yapmanıza yardımcı olacaktır. Fuar faaliyetiniz bir etkinlikle sınırlı değilse, fuarlardan maksimum sonuca ulaşabilirsiniz.

İlköğretim matematiksel hesaplamalarının yardımıyla fuara katılımınızın etkisini hesaplayalım:

Bir uzmanla potansiyel temasın maliyetini belirleyerek fuarı diğer alternatif reklam fırsatlarıyla karşılaştırmaya çalışın:

Fuara katılım masraflarınızı ve fuarı ziyaret eden uzmanların sayısını bilerek potansiyel bir fuar temasının maliyetini kolayca hesaplayabilirsiniz.

Örneğin:

Standınızın alanı: 40 m2.

Bir metrekarenin ücreti: 500 $.

Standın bedeli: 20.000 $.

Diğer tüm masraflar ile fuara katılımınızın maliyeti 25.000 $ olur ve fuarda uzmanların sayısı 10.000 kişidir.

Sonuç:

Bu fuarda bir uzmanla potansiyel bir temasın maliyeti 2.5 $ olacaktır.

Fuara Hazırlık

Fuara hazırlık aşaması aşağıdakileri içermelidir:

  • Hedefin belirlenmesi
  • Reklam fikrinin geliştirilmesi
  • Fuar stand planının hazırlanması
  • Bir organizasyon komitesi ile sözleşmenin yapılması, ekipman ve hizmetlerin siparişinin hazırlığı
  • Bilgi formları, afişler, kitapçıklar, broşürler gibi promosyon malzemelerinin üretimi
  • Teknik açıklamalar, fiyat listeleri, klasörler gibi bilgi materyallerinin hazırlanması
  • Standın ve personelin hazırlanması
  • Gider tahminlerinin hazırlanması

Stant Tasarımı

Standın tasarımını yaparken fuarın ana hedefini hatırlamak önemlidir ve bu tasarımı etkili hale getirmeye yardımcı olur:

  • Amacınız firmanızın imajını oluşturmak ve toptan satış sözleşmeleri yapmaksa, tüm ürün örneklerini göstermek yerine müzakereleri yapmak için standı şık ve uygun hale getirmek daha önemlidir.
  • Defile, yarışmalar, sunumlar düzenlemeyi planlıyorsanız ziyaretçilerin pasajda geçişi engelleyen kalabalık oluşturmamaları için stant üzerinde bir yer sağlamak gerekir.
  • Standdan direkt perakende satış yapmayı planlıyorsanız tasarım üzerinde düşünmek özellikle önemlidir; çünkü standınız giyim çarşısında bir mağaza gibi görünmemelidir. Ziyaretçiler mümkün olduğunca rahat olmalıdır. Sizin fuardaki göreviniz şirketinizin adını duyurmak ve hatırlatmaktır.
  • Tasarımda mağazada olduğu gibi önemsiz şeyler bulunmamalıdır. Sandalyelerin arkasına asılı ürünler, dış giyim eşyalarının ve numunelerin boş kutuları en “yaratıcı” tasarımın bile etkisine gölge düşürebilir.
  • Standın tasarımında pahalı inşaat malzemeleri ile zarif bir görünüm, yüksek kaliteli aydınlatma, arka duvardaki şık ve renkli bir poster ve minimum dekoratif objeler gibi minimalistik öğeler önemlidir.
  • Standın tasarımı ve inşası sadece yüksek fiyatlı değil, aynı zamanda zor bir iş olduğu için tasarımda tasarruf etmek risklidir.

Bildiriler

Gerekli bildirilerin listesini oluşturmak için farklı ziyaretçi türleriyle buluşacağınızı unutmayın:

  • Fuarın her ziyaretçisi ticari teklifinizi (veya bir fiyat listesiyle beraber kısa bir ürün listesi) ve bir ziyaret kartınızı alma hakkına sahiptir. Bu nedenle bu türden bildirilerin çok sayıda olması gerekir.
  • I.P. ziyaretçiler, gazeteciler ve sizin tarafınızdan davet edilen potansiyel iş ortakları için seçtiğiniz materyaller ve renkli broşür ile yeterli sayıda klasöre sahip olmanız gereklidir.
  • Önemli ortaklarınıza dağıttığınız bilgi materyallerinin, müşterilerin dışarı atmak bir yana kaybetmekten dahi imtina edeceği kalitede ve içerikte olması gerekir.
  • Fuarın sonuçlarını işlemek için metodolojiyi önceden düşünmek ve bilgi toplamak için gerekli olan her şeyi stant görevlisine sunmak gerekir. Fuardan sonra her ziyaretçiyle ne konuştuğunuzu ve hangi materyalleri size sorduğunu hatırlamak zor olabilir. “Ziyaretçi kartı” (kısa bir anket) yardımcı Bu tür kartların önceden yeterli sayıda hazırlanması uygun olacaktır.

Fuar Personeli

Stantta çalıştırılacak kişilerin seçimi oldukça önemlidir. Her şeyden önce şirketi ve ürettiği ürünleri önemseyen kişiler olmalıdır. Yabancı dil bilgisi her zaman artı bir faktördür.

Büyük bir standınız varsa, personeli satış pazarlama uzmanları ve teknik destek olarak iki kategoriye ayırmak daha iyidir. Böylece potansiyel müşterilerle iletişimde herkes kendi görevini yerine getirir. Örneğin, teknik destek uzmanları yüksek teknoloji konularında acil kararlar vermede en faydalı olanlardır. Aynı zamanda teknik eğitimi olan ziyaretçilerle de daha etkili iletişim kurarlar. Bütçeniz standda sadece birkaç kişiyi tutmanıza izin veriyorsa ziyaretçilerin sorularına hemen cevap vermek üzere şirketin teknik departmanıyla bir telefon veya bilgisayar hattı düzenleyin.

Ziyaretçiler görsel unsurları çizimlerden ve yazılardan daha iyi hatırlarlar. Bu nedenle, görevli personelin görünümü çok önemlidir; çünkü onlar şirketin imajının ayrılmaz bir parçasıdır.

Fuar ekibinizin birlikte iyi çalışabilmesi, ürünler ve hizmetleriniz hakkında bilgi sahibi olması ve ziyaretçilere yardımcı olabilmesi en önemli faktörlerdir.

Fuardan Önce Personel Eğitimi

Pratik verilerimize göre her fuardan önce standda çalışan tüm görevlilere bir seminer düzenlemek gerekmektedir. Konuların yaklaşık listesi şöyledir:

  • Çevirmenler dahil tüm ekibi birbiri ile tanıştırın.
  • Standda sergilenen ürünleri ve bildirilerin yerini kontrol edin.
  • Pazarlama planını tartışın.
  • Her takım üyesine görevlerini hatırlatın.
  • Sunulacak ürünleri tanıtın.
  • Fuardaki müşterilerin karşılanması için plan belirleyin.
  • Personel için bir program sağlayın.
  • Ziyaretçilerinizle çalışmalar üzerine konuşulacakları belirleyin.
  • Potansiyel müşterilerin anketi nasıl dolduracaklarını açıklayın.
  • Büyük satın alma fırsatları ile potansiyel müşteriler üzerinde etkili yöntemleri tartışın.

Personelin Görevleri

Takımın her bir üyesi için her saat başı ulaşması gereken kişisel bir hedef belirleyin. Fuarda etkin bir şekilde nasıl çalışacaklarını gösterin ve ziyaretçiye olumlu bir ilk izlenim bırakmak için sadece beş saniyeleri olduğunu onlara hatırlatın. Çünkü olumsuz bir izlenimi düzeltmek için en az 30 dakikaya ihtiyacınız vardır. Personelinizi ne kadar iyi hazırlarsanız başarı için o kadar fazla şansınız olur.

Fuardan Bir Ay Önce Neler Yapabilirsiniz?

Fuar açılışından üç ay öncesi katılım için hazırlıklara başlamaya en uygun dönemdir. Hazırlığı önceden başlatarak fuar alanındaki en iyi yeri seçebilir, standın ve broşürlerin tasarımını ve reklam kampanyasını dikkatlice düşünebilirsiniz. Maalesef bu her zaman mümkün değildir. Fuara katılmaya fuar başlangıcından bir ay önce karar verdiyseniz yetiştirmeniz gerekenler nelerdir?

  1. Fuarın organizatörleri ile temasa geçin ve katılım için başvuru bilgileriniz ile birlikte kataloğu ekleyin. Aksi takdirde bilgileriniz her zaman kaybedilen ek sayfalar ve ekler üzerine yerleştirilebilir.
  2. Tasarıma özel bir önem gösterin. Bir ay boyunca tam kapsamlı bir stant tasarlamak ve üretmek imkansızdır. Büyük olasılıkla donanımlı bir sergi alanı (beyaz duvarlar, friz, halı) kiralamak zorunda kalacaksınız. Bu durumda, fuara gelen ziyaretçilerin standınızı sıradan olanlardan ayırdığına emin olmak için titizlikle düşünülmüş bir tasarıma ihtiyacınız vardır. Böyle durumlar için mobil veya portatif yapılar ve renkli posterler en iyi seçenektir.
  3. Farklı türde bildirimlerin yeterince mevcut olup olmadığını kontrol edin. Son anda bir şey yapmanız gerektiğinde baskı evleri acil iş için ekstra ücret almaktadır.
  4. Bilet ve otel rezervasyonunuzu yapın. Bilet rezervasyonu yapmadan önce fuara varış zamanını ve bittikten sonraki toplanma süresini göz önünde bulundurmayı unutmayın.
  5. Sergide ihtiyaç duyulacak materyallerin listesini dikkatlice hazırlayın (makas, zımba, klips, kalem, uzatma kablosu, toz bezi vs.). “Stant ihtiyaç çantası” yapın ve fuara gitmeden önce içeriğini kontrol edin.
  6. Fuar öncesi reklam kampanyasını başlatın.

Fuar Organizasyonu

Fuarın organizasyonu şunları içerir:

  • Personele talimat verilmesi
  • Personel programının yapılması
  • Ekipmanın getirilmesi ve çıkartılması
  • Standda çalışma
  • Ziyaretçileri sayma

Standda Çalışma

Stant üzerinde çalışma, potansiyel ziyaretçinin 20-30 saniyeden fazla bir süre iletişim için beklemeyeceği şekilde düzenlenmelidir. Aksi takdirde ziyaretçi bir rakibe gidecektir, çünkü birçok stant vardır ve her zamanki gibi zaman kısıtlıdır.

Bu konudaki istatistik şöyle ifade edilmektedir: Ziyaretçilerin çoğunluğu (%62’si) 1-2 dakika bile standda beklemeye razı değildir.

Ziyaretçi tek bir an bile görmezlikten gelindiği hissetmemelidir. Saygıyı hissettirmek (tercihen samimi) en iyi temasın başlangıcıdır.

Misafirle ilk buluşan stant çalışanları derhal iletişime geçmeli, kayıt yapmalı ve:

  • Tüm sorulara cevap vermeli
  • Statüyü, mesleki ilgi alanlarını, soruları ve dilekleri öğrenmeli
  • Gerekli olan bilgileri (tanıtma, fiyat listeleri vb.) vermeli
  • Yöneticiye yönlendirmelidir.

Düzenli Müşterilerin Buluşması

Çalışmalar yöneticilerin %95’inin müşterileriyle fuarlarda buluştuğunu göstermektedir. Bu nedenle düzenli olarak müşterilerinizle buluşmak fuardaki pazarlama stratejisinin önemli bir parçasıdır. Ayrıca rakipler fuardaki düzenli müşterilerinizi kendi potansiyel müşterileri olarak düşünürler.

Fuar çok sayıda rakip şirketi bir araya getirir ve ziyaretçiler ürün ve hizmetleri kısa sürede kolayca karşılaştırma imkanına sahiptir. Bu nedenle stant düzenli müşterilerinize sizin için ne kadar önemli olduklarını göstermek için harika bir fırsattır. Müşterilerinizden hangisinin geleceğini önceden öğrenmeli ve sadece standda değil, aynı zamanda fuardan sonra da vakit geçirmeyi planlamanız gerekir. Herhangi bir dileğe veya soruya sahip olup olmadıklarını öğrenin ve yanınızda her zaman yanıt vermeye hazır bir uzman bulundurun. Müşterinizin fuarda neler yaptığını kaçırmayın, aksi halde rakip firmalar ikna edebilirler.

Buna “ilişkilerin satışı” denir. Düzenli bir müşterinin standınızı ziyaret etmesinin nedenlerinden bazıları şöyledir:

  • En son değişiklikler, stil, markalar hakkında bilgi almak
  • En yeni ürünleri görmek
  • Teknolojinin modernizasyonu hakkında konuşmak için uzmanlarla tanışmak
  • Yönetim ekibiyle tanışmak
  • Rakiplerin ürünlerini karşılaştırmak ve değerlendirmek
  • Nezaket ziyareti
  • Yeni firmalar tanımak
  • Yeni bir şey almak

Standda Etkili Bir Şekilde Çalışmak

Çalışmalar, standda en fazla 4-6 saat zirvede olduğumuzu göstermektedir. Bu süreden sonra hem zihinsel hem de fiziksel olarak yoruluyoruz.

Bunu göz önünde bulundurarak programı hazırlamak ve personelin dört saatten fazla çalışmamasını sağlamak gerekir.

Susuzluk bir başka önemli problemdir. Stant üzerinde çalışırken başta su olmak üzere bol sıvı tüketme ihtiyacı duyulur. Ancak müşterilerle kişisel iletişimden uzaklaşmamak için yiyecek veya diğer sıvı maddeleri getirmek yasaktır. Bu nedenle sabah iyi bir kahvaltı yapmak etkili olacaktır, çünkü vücuda bütün gün için enerji gerekmektedir.

Fuardaki ergonomi de oldukça önemlidir. Maksimum verimlilik, karışıklığı azaltmak ve güvenliği sağlamak için iki kişi en az dokuz metrekarelik bir alanda çalışmalıdır.

Personel fuar sırasında oturmamalı, her zaman ayakta durmalıdır. Bu nedenle rahat ayakkabılar giymeleri gerekir. Bunun yanında fiziksel egzersiz de faydalıdır. Böylece çalışanlar kendilerini daha iyi hissederler.

Standlarda cep telefonlarını iş görüşmeleri dışında kullanamazsınız, çünkü orada geçireceğiniz her dakika çok değerlidir.

Daha fazla kartvizit, kalem, tek kullanımlık bardak ve elektronik ekipman için pil hazırlamayı unutmamak gerekir.

İletişim Bilgilerinin Organizasyonu

Ziyaretçilerin akışını etkili bir şekilde yönetmek çok önemlidir. Bunun için ne gerekir?

  1. Uzmanlardan yöneticilere doğru ziyaretçiler yönlendirilmelidir.
  2. Ciddi olmayan ziyaretçileri aynı yöneticilere göndermemek gerekir. Bu durum zaman ve enerji kaybına yol açar. Genel Müdürün fiyat listesi hakkında bilgi vermesi ve basın sekreterinin programcının yeri için başvuran kişiyle konuşması tercih edilmemelidir.

Bu koşulları sağlamak için yöneticiler her zaman bulundukları yerde olmalılardır. Ziyaretçi kalabalığına karışmazlar ve cep telefonuyla rahat erişilebilirler.

Ziyaretçi akışının yönetilmesi, hediyelik eşya ve ürün numunelerini çalan, ticari amacı olmayan ziyaretçilerin, şirket yetkililerini sahte düzenlenmiş belgeler ile aldatmaya çalışan insanlardan hızlı ve etkin bir şekilde korunmasını içerir.

Amacı Olmayan Müşteriler ve Onları Kontrol Etme Yolları

Katılımcıların bakış açısından tüm ziyaretçiler iki büyük gruba ayrılır. İlki gerekli olan hedef müşterilerdir. İkinci grup ise hedef kitle olmayan ve istenmeyen misafirlerdir.

Her şeyi toplayan ve çalan ziyaretçiler en tehlikeli ziyaretçi örneğidir. Lise öğrencileri ve emekliler de bu gruba dahildir.

Sonuç olarak fuarda birçok türde insan vardır. Onlar soru sorar, uzman gibi davranır, standları gezer, genel olarak enerjinizi ve zamanınızı tüketir ve işlerinize engel olurlar. Ancak bu her zaman böyle değildir. Sadece bu tür durumlara izin verildiğinde bu bir sorun haline gelir. İzin vermemek mümkündür. Her zaman fuar katılımcılarının önüne hedef olmayan ziyaretçi problemi çıkar. Tüketici, kitlesel talep ve yiyecek ürünleriyle dolu pek çok fuarda bu problem özellikle hissedilir. Seçilen yolun ilk adımı, standınızda gerekli olmayan insanları uzaklaştırmak, hangi tür ziyaretçilerle iletişim kurmayı reddetmeniz gerektiği bilerek açık ve kesin bir şekilde belirlemektir. Hedef olmayan müşterilerle nasıl iletişim kurabilirsiniz? Bir eylem algoritması önermeyi deneyelim.

Zaman – En Pahalı Olandır!

Önde gelen şirketlerin yöneticileri rastgele insanlarla iletişim kurmak için zamanlarını bir dakika bile boşa harcamak istemezler. Bu sorunu çözmek için aşağıdaki önlemler önerilir:

  1. Bir çalışanın sadece böyle müşterilerle çalışmasına ayırmak. İyi bir stant çalışanı, prosedüre göre hedef olmayan müşterileri hızlı bir şekilde tanımalı ve müdahale etmelidir.
  2. Davet edilmemiş ziyaretçilerin dikkatini çeken ve belirli konumlarda birikmelerini sağlayan görsel bir “mıknatıs” oluşturulması. Örneğin, bir plazma ekranındaki konser videosu, cheesecake dolu bir tezgah ya da yiyecek fuarlarında ürünlerin küçük örnek tadımları en iyi seçenek olabilir.
  3. Son olarak en sert ve dolayısıyla en etkili faktör dağıtım için ürünlerin eksikliğidir. Vitrinde gerçek ürünler değil sadece modeller vardır. Ürün numunelerinin sayısı kesinlikle sınırlıdır ve rastgele kişilere verilecek hiçbir şey yoktur.

Hırsızlık

Hırsızlığı önleme konusundaki en önemli şey hırsızlık olasılığını önlemektir.

Bunun için aşağıdaki önlemler gereklidir:

Fuara katılım için hazırlık:

  • Fuar planlanmasında, sürekli kontrol altında ve kilitlenebilir bir kapalı depo odasının varlığını garantiye almak
  • Hedef olmayan müşterilerle güvenlik ve iletişim sağlamaktan sorumlu personeli hazırlamak ve eğitmek

Geliş, kurulum ve söküm sırasında:

  • Özellikleri belirtilen temel malzeme değerlerinin bir listesini yapmak (denetleme, seri numarası, vb.)
  • Firma çalışanları tüm kıymetli eşyaların güvenliği konusunda fuar kompleksinin güvenlik servisine aktarılma süreleri hariç, sürekli bir kontrol sağlamalıdır.

 

Fuarın ayın 10’uncu sabahı açıldığını düşünelim. Montaj, malzeme ve teçhizatın teslimi ayın 7, 8 ve 9. günü yapıldı. Organizatörün resmi olarak alan ve içindeki tüm ürünlerini ne zaman korumaya başlayacağı çok önemlidir. Genellikle güvenlik açılış gününden önceki akşam görevine başlar. Bu durumda malzemelerin getirilmesi ve standın kurulumu ilk iki günde yapılabilir ve özel malların (vitrin, buzdolabı, ürün, reklam, hediyelik eşya vs.) teslimatı sadece kurulumun son günü yapılabilir. Alan güvenliği işe başlamadan önce fuara katılan şirketin bir temsilcisinin gece saat 23 ‘e kadar standda bulunması ve özel mallara refakat etmesi gerekir.

Fuar Bitiminden Sonraki Çalışma

Fuarın bitiminden sonraki çalışmayı içerir:

  • Fuarı ziyaret ederken ürünlerinize ilgi gösteren ziyaretçilerin kayıt edilmesi ve onlarla iletişimin sürdürülmesi
  • Fuar sonuçlarının toplanması
  • Hataların analizi, başarılı çözümlerin analizi (kendi firmalarının yanı sıra diğer firmaların standlarında görülen)

Ziyaretçilerin Kaydı

Potansiyel müşterilerle etkin bir şekilde çalışmanın temeli fuarda toplanan bilgilerdir.

Müşterilerin, özenli ve doğru bilgiler sağlanarak hızlı geri dönüşler ile desteklenmesi gerekir. Ayrıca sadece şirketin adına ve ziyaretçinin telefonuna değil, aynı zamanda ilgi alanı, ticari faaliyet türü, satın almaya hazır bulunma derecesi bilgilerine de ihtiyaç duyacaksınız.

Birçok kurum fuar için anket hazırlar. Ancak çoğu ziyaretçi zaman eksikliği nedeniyle onları doldurmayı reddeder. Bu nedenle ziyaretçilerle yapılan görüşmelerde anketler veya ziyaretçi kartları stant personeli tarafından doldurulmalıdır. Kart doldurulduğunda temasın perspektif derecesini hemen işaretlemek (renkli bir kalem veya notasyon ile, sıcak: “1”, ılık: “2”, soğuk: “3” gibi) ve mümkünse başka etiketler de eklemek gerekir.

En yakın fuar için anketleri hazırlamadıysanız, bir sonraki fuar için kesinlikle planlayın ve en azından doğrudan ziyaretçilerin kartvizitlerine not edin. Tabii ki kartvizitlerin değişimi zorunludur, ancak ziyaretçinin kartviziti kaliteli bir destek için gerekli tüm cevapları vermeyecektir. Genellikle “perspektif” kelimesi kaybolur, şirketin yöneticileri fuarın etkinliğini sadece yeni kontakların sayısıyla değerlendirir ve fuardan sonra en fazla sayıda kartvizit “teslim eden” stant çalışanını finansal olarak teşvik eder. Sonuç olarak gerçek potansiyel alıcılar, rakipler, medya temsilcileri, satış temsilcileri ve hatta dini mezhep temsilcilerinin dahil olduğu potansiyel alıcılara ait büyük bir veri tabanının oluşturulması gerekir.

Fuar Sonrası Potansiyel Müşterilerle Nasıl Çalışılır?

Marlis K. Arnold’un “Ticaret fuarının en iyi imajını oluştur” kitabında yer alan planında olduğu gibi kontakların geliştirilmesi “48/10/30” kuralına göre mümkündür. Bu plana göre:

İlk temas standınıza ilk ziyaretten sonraki 48 saat içinde gerçekleşmelidir (en “sıcak” olan potansiyel müşteriler için 24 saat içinde). Bu temas standınız ziyaret edildiği için teşekkür etme ve gelecekte hangi ticari eylemleri yapacağınızı bildirmek adına sadece bir e-posta olabilir (örneğin, istenen bilgileri bir hafta içinde gönderin).

İkinci olarak, görüşmeden sonraki 10 gün içinde gerçekleştirilen daha geniş temas (detaylı bilgi, özel ticari teklifler) yer alır. Bilgilerin dağıtımı, müşteriyi aramak, bilgi alıp almadığını ve ek tavsiyeye ihtiyaç duyup duymadığını öğrenmek, onunla temas kurmak için size bir mazeret verir. Bu tür kontrol çağrılarının sonuçlarına dayanarak kişileri ilgi derecelerine göre (“sıcak” kontakların bazıları “ılık” kontaklar kategorisine geçmesi ya da tersi gibi) yeniden kategorize edebilirsiniz.

Üçüncü temas görüşmeden sonraki 30 gün içinde gerçekleşir. Genellikle üçüncü temas için bir mazeret bulmak zordur ve yönetici sadece arayıp “Ürünlerimizi henüz almaya karar vermediniz mi?” gibi sorular sorar. Üçüncü temasın sebebi müşteriye yeni bilgi vermek için bir mesaj olabilir. Örneğin, o zamana kadar fuarın sonuçları (ziyaretçi ve katılımcı sayısının istatistikleri, yarışmaların sonuçları, konferans materyallerinin yayınlanması) ve katılmanızın sonuçları (sertifikaların ve ödüllerin alınması, basında yayınlanması, fuarın lideri olan ürünlerin değerlendirilmesi) özetlendi. Yaklaşık olarak 6 hafta temasa geçmek gerekecektir.

Fuara Katılım Etkinliğinin Değerlendirilmesi

Fuara katılımın etkinliğini değerlendirmek için, katılım hazırlığına başlamadan önce hedefleri belirlemek gerekir.

Hedef yok ise etkinliğin değerlendirmesi olmaz!

Her ziyaretçinin standınıza gelişi ile ilgili rapor doğrudan standınız üzerinde yapılmalıdır. Toplanan verilerin analiz sonuçları daha sonra belirlenen hedefler ile karşılaştırılır. Ayrıca bu raporlar fuar sonrası etkinliklerde kullanılır.

Bazen fuarın ekonomik etkisi birkaç ay sonra doğru olarak değerlendirilebilir veya fuara katılımla açıkça ilişkilendirilemez.

Katılımın etkililiğinin önceden belirlenen hedeflere göre değerlendirilmesi iki tür kritere dayanmaktadır:

  • Kantitatif kriterler: Standdaki ziyaretçi sayısı, temasların sayısı (mevcut veya yeni müşterileri düşünerek), sergide imzalanan satış sözleşmelerinin sayısı, ziyaretçilere gönderilen bilgi materyallerinin sayısı
  • Kalitatif kriterler: Bunları değerlendirmek daha zordur, çünkü ziyaretçiyle iletişim sırasında alınan bilgiler, bu iletişimin kalitesi, sunulan ürün ve hizmetlere ziyaretçinin ilgisi, stant, rakipler ve yeni dağıtım kanalları hakkında bilgi ve potansiyel yeni iş ortaklarını içerir.

Fuarlara katılımın etkinliğini değerlendirirken göz önünde bulundurulması gereken ekonomik ve ekonomik olmayan etkiler vardır: Ekonomik olmayan (psikografik) etkinin değerlendirilme yöntemleri:

  • Araştırma (örneğin, ziyaretçi ve stant personelinin anketleri)
  • Organizatörlerin sağladığı ziyaretçi istatistik verilerinin analizi
  • Medyada yayınlanan materyallerin analizi
  • Uzman ziyaretçi görüşlerinin değerlendirilmesi

Ekonomik etkiyi değerlendirme yöntemleri:

  • Bütçe analizi (maliyet ve gelirlerin karşılaştırılması)
  • Satış hacmi
  • Ziyaretçi sayısı
  • Temel göstergelerin analizi
  • 1 metrekare için giderler (= toplam maliyet / stand alanı)
  • 1 ziyaretçi için giderler (= toplam maliyet / stand ziyaretçisi sayısı)
  • Uzman bir ziyaretçi ile bir temasın maliyeti (= toplam maliyet / uzman ziyaretçiler ile temasların sayısı)
  • Ziyaretçinin standda kalma süresi (= toplam görüşme süresi / müzakere sayısı)
  • Kritik temasların sayısı (= toplam giderler / Bir satış temsilcisi başına temasın maliyeti)
  • Kullanılan davetiye sayısı (= gönderilen davetiye sayısı / davetli ziyaretçi sayısı)

İşin Organizasyonel ve Teknik Değerlendirmesi

Doğruluk ve etkinliği şu faktörlerle değerlendirmek gerekir:

  • Fuar için pazarlama planının hazırlanması ve uygulanması
  • Reklam kampanyası
  • Stant seçimi için çözümler (boyutlar, konum, tasarım, yapım, geliştirici)
  • Standda iş organizasyonu
  • Farklı yönlere, teknik personele ve standda çalışan personele sahip yönetici sayısı
  • Personelin profesyonelliği, iş yükü ve seçilen iş planı
  • Kendi etkinliklerinin organizasyonu (konferanslar, sunumlar, promosyonlar, tadımlar)
  • Pazarlama araştırmalarının yürütülmesi (Pazar ve rakiplerin aktivitelerinin araştırılması, tüketicilerden bilgi alınması vb.)

Fuar Maliyetlerini En Aza İndirme Sorunu

İşin somut sonuçlarından bahsedersek, temasların sayısı ve maliyeti, elde edilen gelir ve imajın güçlendirilmesi akla gelir. Tüm bunlar soyut olarak değil, genellikle pazarlama iletişim sistemi ile ilgili olarak değerlendirilir.

Televizyon reklamları, doğrudan postalar, kurumsal etkinlikler gibi diğer pazarlama araçlarını kullanırken aynı sorunları çözmenin maliyeti ne kadar olacak? Bunu bilmeden, fuara katılımın sonuçlarını yeterince değerlendirmek imkansızdır.